🔎Quelques possibilités intéressantes : zéro mail inutile, smartphone et numérique

Olauncher est un lanceur d’applications minimaliste. Là où la plupart des téléphones affichent une mosaïque d’icônes colorées, il propose une page d’accueil épurée avec uniquement les applications essentielles que vous aurez sélectionnées.

Les applications secondaires restent accessibles via la recherche. Ce petit obstacle suffit à casser le réflexe d’ouverture automatique : on ouvre une application parce qu’on en a besoin, pas parce qu’elle était là ou qu’elle attire notre regard.

➡️ Lien vers l’outil

Les notifications, c’est une réflexion de fond. L’idée est simple : si notre smartphone capte notre attention – sonnerie, son, vibration, voyant visuel – nous pouvons nous assurer que ce soit pour nous signaler quelque chose de potentiellement important ou intéressant.

Sans quoi nous recevrons des notifications aussi bien pour des messages Whatsapp, pour nous informer qu’un e-mail est reçu, ou encore pour des publicités.

EXEMPLE

Les notifications que j’autorise sur mon smartphone pro sont celles :

• du téléphone (appels), pour les messages enregistrés (contrairement à ma ligne du Défenseur des droits, où les appels de numéros non enregistrés sont transmis)
• des sms
• de la messagerie Voxist, pour me retranscrire par écrit les messages vocaux qui seraient laissés sur le répondeur
• de certains groupes signal (pour les autres, les notifications sont coupées)
• de l’alarme (réveil)
• de la SNCF
• des outils bancaires

Pour les sujets urgents, les collègues savent donc qu’ils peuvent appeler et si je ne décroche pas laisser un message vocal que je consulterai dès que j’ai un moment.

COMMENT DESACTIVER LES NOTIFICATIONS ?

Une façon intéressante de procéder : plutôt que de tout désactiver toutes les notifications d’un coup, on peut parcourir la liste application par application et se poser une seule question – est-ce que j’ai besoin d’être interrompu en temps réel par celle-ci ? Si la réponse est non, on coupe. Si on a un doute, on coupe. Si la réponse est un oui évident, cela vaut la peine de la laisser.

• Sur iPhone – Réglages > Notifications, puis sélectionner chaque application.
• Sur Android – Paramètres > Applications, sélectionner une application, puis Notifications.

➡️ Tutoriel avancé Iphone

➡️ Tutoriel avancé Android

L’écran de veille – celui qu’on consulte d’un coup d’œil en appuyant sur le bouton pour regarder l’heure – est souvent saturé d’informations : messages non lus, notifications empilées, badges de toutes sortes.

En le simplifiant au nécessaire, on accède uniquement aux informations que nous considérons comme nécessaire.

EXEMPLE

Mon écran de veille affiche uniquement :

• L’heure – et c’est souvent la seule raison pour laquelle on allume son téléphone.
• Une icône si j’ai reçu un appel ou une information des applications autorisées à m’envoyer des notifications (voir plus haut).

Pour le reste – WhatsApp, Signal, Boîte mail et autres applications – aucune notification n’apparaît sur cet écran.

COMMENT LE PARAMÉTRER ?

• Sur iPhone – Réglages > Notifications, puis pour chaque application, désactiver « Afficher sur l’écran verrouillé ».
• Sur Android – Paramètres > Notifications > Notifications sur l’écran de verrouillage, puis choisir ce qui s’affiche application par application.

Préfixe bloqueur est une application de blocage d’appels qui fonctionne sans qu’un appel commercial passe – du moins, c’est mon expérience après en avoir essayé plusieurs.

Comment ça fonctionne ? L’application s’appuie sur deux mécanismes : le blocage des préfixes téléphoniques connus pour être utilisés à des fins commerciales ou publicitaires, et un référencement collectif des numéros indésirables signalés par les utilisateurs. Les deux combinés couvrent l’essentiel des appels publicitaires et démarchages.

Une astuce pour aller plus loin : dans les paramètres de l’application, il est possible de lui indiquer qu’on ne souhaite pas être notifié des numéros bloqués, et qu’on ne souhaite même pas les voir apparaître comme appels manqués. Les appels indésirables disparaissent alors complètement du radar.

➡️ Préfixe Bloqueur sur Google Play

Voxist est une application de messagerie : lorsqu’un interlocuteur laisse un message sur le répondeur, l’application le transcrit automatiquement par écrit et le transmet comme un SMS. On lit ses messages vocaux plutôt que de les écouter.

Dans mon expérience, cela change concrètement ma manière de consulter les messages du répondeur. Je les consulte quand j’ai un moment, sans contrainte. Les interlocuteurs qui me connaissent savent également qu’ils peuvent se permettre de laisser un message vocal.

Une nuance importante : parfois, lorsqu’il s’agit d’un sujet complexe, j’ai besoin d’écouter le message original pour en saisir les nuances que l’écrit ne restitue pas toujours. Voxist conserve l’audio, les deux sont accessibles.

L’application est améliorable – elle transmet par exemple des e-mail des fichiers audio des messages vocaux, ce qui génère des pièces jointes volumineuses pour pas grand chose. Si vous en connaissez une meilleure, je suis preneur.

➡️ Voxist sur l’App Store (iPhone) ➡️ Voxist sur Google Play (Android)

Plusieurs approches peuvent se combiner.

Enregistrer le numéro après chaque appel. Lorsqu’un interlocuteur avec qui je vais probablement réinteragir m’appelle, je prends l’habitude d’enregistrer son numéro dans la foulée. Au delà de l’écrire ce qui m’aide à m’en souvenir, il s’agit d’une routine qui, avec le temps, permet de savoir qui appelle, saluer la personne, et d’avoir les numéros sous la main au bon moment.

Synchroniser ses contacts sur un drive. Tous les contacts sont enregistrés sur un drive et non les cartes SIM. Cela permet d’y accéder depuis n’importe quel appareil – ordinateur inclus – et de les gérer plus facilement : supprimer les doublons, renommer, trier. Sur les plus de mille numéros enregistrés au cours des quinze dernières années, les contacts professionnels sont nommés d’une façon qui me permet de les retrouver relativement facilement.

C’est une question d’usages et de choix.

Pendant longtemps, j’ai utilisé deux cartes SIM dans le même smartphone : une ligne professionnelle, une ligne liée à mon rôle public.

J’ai fini par opter pour deux téléphones distincts, chacun avec sa ligne. Cela me permet de mieux me concentrer sur chaque activité et de ne pas être tenté de consulter l’autre. Certains trouvent plus pratique d’avoir deux lignes sur un même téléphone, je comprends également.

Les messageries instantanées – WhatsApp, Signal, Telegram et autres – ont ceci de particulier qu’elles peuvent générer un flux continu de notifications lors de discussions. Avec les années, des groupes professionnels s’y sont développés, ce qui amplifie le phénomène.

Voici une approche découverte il y a quelques années :

• Les installer sur l’ordinateur — WhatsApp, Signal et d’autres proposent des versions « desktop » très complètes.
• Consulter et répondre quand on a le temps, depuis l’ordinateur, plutôt qu’en réaction à chaque notification sur le smartphone.
• Sur le smartphone, désactiver les notifications inutiles et s’habituer à aller consulter ces applications au moment choisi – plutôt que d’être sollicité pour chaque nouveau message à une discussion.

En pratique, cela revient à y aller lorsque nous le décidons, plus que d’être sollicité par les applications.

➡️ Télécharger WhatsApp Desktop ➡️ Télécharger Signal Desktop

De nombreux messages arrivent dans notre boîte de réception ne sont pas directement prioritaires – lettres d’information, veilles thématiques, notifications automatiques, récapitulatifs divers. Ils ne sont pas inutiles, mais ils n’ont peut être pas leur place parmi les messages qui demandent peut être une attention plus marquée.

La première astuce est simple : mettre en place des filtres automatiques. L’idée est de rediriger automatiquement tous ces messages informatifs vers des sous-dossiers dédiés, dès leur arrivée – sans qu’ils transitent par la boîte de réception principale.

Concrètement, si vous recevez chaque semaine une veille réglementaire, elle atterrit directement dans un dossier Veille réglementaire. Vous la retrouvez quand vous avez le temps de la lire, à l’endroit où vous l’attendez — et votre boîte de réception reste réservée à ce qui vous concerne de manière plus prioritaire.

COMMENT FAIRE ?

La logique est la même sur tous les outils : créer un dossier, puis définir un filtre (parfois appelé règle) qui y redirige automatiquement les messages correspondants à l’arrivée.

• Sur Outlook – clic droit sur un message > Règle > Créer une règle. On choisit le(s) critère(s)(expéditeur, mot dans l’objet…) et le dossier de destination. L’assistant est guidé pas à pas.
• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo – Outils > Filtres de messages > Nouveau. On définit les conditions (expéditeur, objet, contenu…) et l’action associée (déplacer vers un dossier). Une astuce : clic droit directement sur une adresse dans un message reçu, puis Créer un filtre — les champs sont pré-remplis.
• Sur Zimbra – Préférences > Filtres > Nouveau filtre. On nomme le filtre, on choisit les conditions et le dossier de destination. Le filtre peut ensuite être appliqué aux messages déjà reçus via Appliquer le filtre.

➡️ Créer des règles dans Outlook 

➡️ Filtres de messages dans Thunderbird 

➡️ Filtres dans Zimbra

L’ASTUCE DES DEUX CONDITIONS

Plutôt que de créer un filtre qui redirigerait tous les messages contenant les mots « veille réglementaire » dans l’objet — ce qui pourrait faire disparaître de la boîte principale un message important d’un collègue utilisant ces mêmes mots – il peut être intéressant de combiner deux conditions :

1. L’objet du message contient « veille réglementaire »
2. Le message provient d’un expéditeur spécifique (l’organisme qui envoie la veille)

Ce double critère garantit que seuls les messages qui correspondent vraiment aux deux conditions seront redirigés. Un message d’un collègue mentionnant la veille réglementaire restera, lui, dans la boîte principale. Une petite précaution facile à mettre en place.

Si notre boîte de réception reçoit un grand nombre de newsletters et lettres d’information, il peut être plus intéressant de s’en désabonner directement plutôt que de mettre en place des filtres pour les rediriger.

Selon les messageries et leurs paramètres par défaut, de nombreuses notifications peuvent s’activer sans qu’on les ait explicitement choisies – et finir par nous interrompre régulièrement tout au long de la journée.

EXEMPLE D’UNE MESSAGERIE OU TOUTES LES NOTIFICATIONS SONT ACTIVEES

• Un aperçu du contenu du message s’affiche dans la notification, même pour des messages confidentiels.
• À chaque nouveau message — même une newsletter — une fenêtre pop-up s’affiche en bas de l’écran.
• À chaque nouveau message, un son retentit.
• Le nombre total de messages non lus s’affiche en permanence sur l’icône de l’application – sans distinction entre un mail urgent et une publicité.
• Le titre de l’onglet du navigateur clignote ou se met à jour à chaque nouveau message.
• Une notification dans la barre des tâches ou dans le centre de notifications du système s’empile.
• Un badge sur l’icône du dock (Mac) ou de la barre des tâches (Windows) indique le nombre de messages non lus.

Bref, un paramétrage digne d’un smartphone neuf !

Désactiver tout ou partie de ces notifications – en particulier le son et les pop-ups – est une pratique simple et efficace pour gagner du temps de concentration.

COMMENT PARAMÉTRER LES NOTIFICATIONS ?

La logique est la même sur tous les outils : repérer la section dédiée aux notifications et décocher ce qui génère les interuptions.

• Sur Outlook — Fichier > Options > Courrier > Arrivée des messages. On peut y désactiver le son, la fenêtre pop-up, le changement de pointeur de souris et l’icône enveloppe dans la barre des tâches. Le compteur de messages non lus, lui, se désactive au niveau du système : Paramètres Windows > Personnalisation > Barre des tâches > Badges. Sur Mac : Préférences Système > Notifications > Microsoft Outlook, puis désactiver l’option Badges.
• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo — Outils > Paramètres > Général > Quand un nouveau message arrive. On peut y décocher Afficher un avertissement et Jouer un son indépendamment l’un de l’autre. Pour la pastille de messages non lus sur l’icône, sur Mac : Préférences Système > Notifications > Thunderbird, puis désactiver Badges. Sur Windows, ce paramètre se gère également dans les réglages de notifications de Windows.
• Sur Zimbra — les notifications dépendent en partie du navigateur utilisé. Dans Zimbra, Préférences > Général, on peut désactiver les sons et les alertes visuelles. Les notifications système du navigateur (Chrome, Firefox) se gèrent dans les paramètres du navigateur, rubrique Notifications.

Activer le mode conversation sur sa messagerie permet de regrouper automatiquement tous les échanges d’un même fil de discussion — les messages envoyés, les réponses reçues, les transferts — en un seul endroit.

• Le suivi des dossiers est facilité : chaque conversation devient un fil que l’on peut classer, archiver ou retrouver
• Les messages ne sont plus éparpillés dans la boîte de réception : tout ce qui concerne un même sujet est regroupé en un seul fil.
• L’historique est plus accessible
• Le grand plus : on peut choisir de fermer une conversation qui ne nous concerne plus directement, sans perdre la trace des échanges.

COMMENT L’ACTIVER ?

• Sur Outlook — Affichage > Afficher en tant que conversations.
• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo — Affichage > Trier par > Discussions groupées.
• Sur Zimbra — Préférences > Courrier > Afficher le courrier par conversation.

➡️ Afficher les messages par conversation dans Outlook

➡️ Fils de discussion dans Thunderbird

➡️ Afficher les mails en mode conversation sur Zimbra

UNE ASTUCE POUR AVOIR L’HISTORIQUE COMPLET :

Sur Thunderbird (et les messageries qui s’appuient dessus comme Mélanie ou Pablo), les messages envoyés atterrissent par défaut dans le dossier Envoyés — séparément des messages reçus. Résultat : les fils de conversation n’affichent que les messages reçus, pas les réponses qu’on a envoyées.

Pour que les deux soient regroupés dans le même fil, il suffit d’activer l’option suivante : Outils > Paramètres du compte > Copies et dossiers > Placer les réponses dans le dossier du message auquel il a été répondu. Dès lors, chaque réponse envoyée rejoint automatiquement le dossier où se trouve le message d’origine — et le fil de conversation devient complet.

C’est particulièrement utile dans les messageries gérées à plusieurs, où il est important que chaque membre de l’équipe puisse voir l’ensemble des échanges d’un dossier, envois compris.

Certains messages reviennent régulièrement : un bloc d’informations pratiques, une réponse type à une question fréquente, un modèle. Les messages pré-écrits permettent d’insérer ces blocs en quelques clics.

COMMENT FAIRE ?

• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo — installer l’extension Quicktext, disponible dans le catalogue des modules complémentaires (Menu > Modules complémentaires ou Catalogue). Elle permet de créer une bibliothèque de blocs de texte formatés, insérables en un clic directement dans le corps du message. On peut s’y rendre dans Outils.
• Sur Outlook — une astuce simple consiste à détourner l’outil Signatures : plutôt que de l’utiliser uniquement pour la signature en bas de mail, on peut y créer des blocs de texte complets, réutilisables à la demande via Insertion > Signature lors de la rédaction d’un message.

Certains messages reviennent régulièrement : un bloc d’informations pratiques, une réponse type à une question fréquente, un modèle. Les messages pré-écrits permettent d’insérer ces blocs en quelques clics.

COMMENT FAIRE ?

• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo — installer l’extension Quicktext, disponible dans le catalogue des modules complémentaires (Menu > Modules complémentaires ou Catalogue). Elle permet de créer une bibliothèque de blocs de texte formatés, insérables en un clic directement dans le corps du message. On peut s’y rendre dans Outils.
• Sur Outlook — une astuce simple consiste à détourner l’outil Signatures : plutôt que de l’utiliser uniquement pour la signature en bas de mail, on peut y créer des blocs de texte complets, réutilisables à la demande via Insertion > Signature lors de la rédaction d’un message.

Certains messages reviennent régulièrement : un bloc d’informations pratiques, une réponse type à une question fréquente, un modèle. Les messages pré-écrits permettent d’insérer ces blocs en quelques clics.

COMMENT FAIRE ?

• Sur Thunderbird / Mélanie / Pablo — installer l’extension Quicktext, disponible dans le catalogue des modules complémentaires (Menu > Modules complémentaires ou Catalogue). Elle permet de créer une bibliothèque de blocs de texte formatés, insérables en un clic directement dans le corps du message. On peut s’y rendre dans Outils.
• Sur Outlook — une astuce simple consiste à détourner l’outil Signatures : plutôt que de l’utiliser uniquement pour la signature en bas de mail, on peut y créer des blocs de texte complets, réutilisables à la demande via Insertion > Signature lors de la rédaction d’un message.

➡️ Extension Quicktext pour Thunderbird

Particulièrement utile pour les personnes à l’aise avec les filtres, la recherche avancée permet de retrouver un message précis dans une arborescence complexe – sans avoir à fouiller dossier par dossier.

COMMENT FAIRE ?

Sur Thunderbird, Pablo, Mélanie : Le raccourci Ctrl + Maj + F ouvre la fenêtre de recherche avancée. On peut y combiner plusieurs critères simultanément : expéditeur, destinataire, sujet, contenu, date, présence de pièces jointes — et choisir dans quels dossiers ou sous-dossiers effectuer la recherche.

Sur Outlook : Le raccourci Ctrl + Maj + F ouvre également la fenêtre de recherche avancée, permettant de filtrer par expéditeur, destinataire, objet, contenu et période. Pour les utilisateurs à l’aise avec les commandes, la barre de recherche accepte aussi des opérateurs directs — from:, subject:, hasattachments:yes — combinables entre eux pour des recherches très ciblées.

➡️ Recherche avancée dans Thunderbird

➡️ Recherche avancée dans Outlook